Microcr�ditoos, macroimpacto: Kiva trabaja en colaboraci�n para financiar ambiciones con Atlassian

Fomentar la colaboraci�n con una plataforma multifuncional

Kiva empez� su actividad en 2005 con la concesi�n de varios microcr�ditos a mujeres de Uganda, financiados a trav�s de prestamistas de la zona de San Francisco. En la actualidad, la organizaci�n ayuda a financiar un nuevo microcr�dito en alg�n lugar del mundo cada dos minutos.

Muchas startups tienen problemas de crecimiento cuando escalan el negocio tan deprisa. Para Kiva, el proceso ha sido a�n m�s complicado debido a la naturaleza de su trabajo, ya que es una organizaci�n sin fines de lucro h�brida que ofrece servicios financieros y tiene sus ra�ces en el negocio de la tecnolog�a. La ampliaci�n de su equipo y del alcance cre� la necesidad de encontrar un sistema m�s eficaz para incorporar a los nuevos empleados y a los voluntarios, ganar visibilidad en los silos, trabajar de forma m�s inteligente y actuar con mayor rapidez. Matthew Flaming, responsable de Ingenier�a de Kiva, afirma que, desde que la organizaci�n implement� las herramientas de Atlassian en 2007, los empleados (denominados "kivans") las han integrado totalmente en su trabajo.

"Jira y Confluence son dos de las herramientas principales que usamos para coordinar el trabajo, hacer un seguimiento de las ideas y conocer el estado de los proyectos", explica Matthew. El equipo de ingenieros y las partes interesadas de Kiva utilizan Jira para todo lo relacionado con la agilizaci�n del desarrollo y la gesti�n del producto: convertir los comentarios de los usuarios en epics, historias y tareas, recopilar solicitudes de funciones y correcciones de errores, y gestionar los backlogs de futuros proyectos. Tambi�n conectan los tickets de Jira con las p�ginas de Confluence para tener m�s detalles sobre las historias y tareas. Con estas herramientas, los equipos pueden trabajar de forma iterativa e independiente y, al mismo tiempo, mantenerse sincronizados. "Jira nos permite saber lo que se est� haciendo en toda la organizaci�n y, a gran escala, es la herramienta que usamos para gestionar los flujos de trabajo y pasar el trabajo de un equipo a otro", afirma Matthew.

Una soluci�n: hablar todos el mismo idioma

Aparte de los equipos de ingenier�a, los kivans de toda la organizaci�n tambi�n utilizan Confluence para documentar y almacenar la informaci�n en un lugar centralizado. "Confluence es pr�cticamente nuestra �nica fuente de informaci�n y contiene documentaci�n de todos nuestros flujos de trabajo, tanto internos como externos, con prestatarios y partners prestamistas. Es nuestra memoria institucional, en la que encontramos respuestas a nuestras preguntas y podemos inspirarnos con las buenas acciones que se han realizado en el pasado", explica Matthew. Kiva incluso anima a los nuevos empleados a hacer modificaciones y a�adir informaci�n en las p�ginas durante su proceso de incorporaci�n para ampliar la biblioteca viva de la organizaci�n y, al mismo tiempo, demostrarles que se tiene en cuenta su opini�n.

Deepika Hearn, responsable s�nior de marketing de Adquisiciones, a�ade que Confluence ha supuesto un punto de inflexi�n para los equipos de Kiva. Por ejemplo, sus compa�eros del equipo de marketing dependen en gran medida de la herramienta para colaborar entre ellos, documentar los procesos y hacer un seguimiento del rendimiento en las campa�as de marketing. "Confluence nos da la oportunidad de viajar en el tiempo y ver los matices de cada campa�a anterior (los retos, los objetivos, los procesos y los resultados) para no tener que reinventarnos cada vez", explica Deepika.

Mattew afirma que, cuando grupos interdisciplinares (como los compa�eros de su equipo de ingenier�a y los del equipo de marketing de Deepika) trabajan juntos, "Atlassian es un centro de gravedad natural que atrae y une a los equipos". Los kivans colaboran usando Confluence para documentar y compartir informaci�n, Jira Service Management para solicitarse ayuda mutuamente, Jira para hacer avanzar los proyectos y Statuspage para comunicar el estado y las incidencias del sistema. "Damos bastante autonom�a a nuestros equipos. Atlassian es la 'lengua franca' y el flujo de trabajo multifuncional entre los equipos", explica Matthew. "Es la herramienta que les permite trabajar conectados para tener acceso al trabajo de los dem�s y dar a conocer lo que est�n haciendo. Adem�s, si hay una tarea que implica a varios equipos, se suele llevar a cabo enlazando tickets o enviando un ticket de un equipo a otro".

Kiva ha integrado su plataforma de Atlassian en otras herramientas de referencia para agilizar los flujos de trabajo y la comunicaci�n. Por ejemplo, el departamento de TI ha integrado Jira Service Management en Slack para que los empleados puedan enviar y gestionar los tickets de asistencia a trav�s del chat. Los ingenieros tambi�n han conectado Jira con Jenkins, GitHub y Miro para impulsar su trabajo de desarrollo, y los empleados de Kiva pueden insertar Google Sheets en Confluence para facilitar la b�squeda en hojas de c�lculo.

El hecho de no tener que perder tanto tiempo buscando y usando distintas herramientas les permite trabajar con mayor eficacia. Deepika afirma: "Atlassian (...) nos permite centrar el tiempo y los esfuerzos en impulsar nuestra misi�n en lugar de buscar informaci�n".

Una plataforma, una misma realidad

Si bien los equipos de Kiva utilizan los productos de Atlassian de diferentes maneras, su responsable de Comunicaciones, Brit Heiring, afirma que tener herramientas centralizadas e integradas ha mejorado la comunicaci�n y la participaci�n de manera general. "Una herramienta que sea intuitiva y ayude a las personas a estar conectadas tiene un valor incalculable. Somos una empresa internacional y Atlassian nos ayuda a mantenernos sincronizados mientras realizamos trabajos as�ncronos. Sin duda, hemos salido ganando", asegura. "Por ejemplo, al recopilar informaci�n de eventos y anuncios a trav�s de Confluence, adem�s de otras herramientas, la comunicaci�n interna ha aumentado en toda la organizaci�n. Iniciativas como estas ya est�n dejando ver buenos resultados, como que la participaci�n de los empleados ha aumentado del 74 al 78 % en los �ltimos ocho meses".

Cuanto m�s comprometidos est�n los empleados, mayor repercusi�n tendr� su trabajo conjunto. "Sin herramientas como Atlassian, ser�amos un grupo de personas ambiciosas que quieren llevar a cabo iniciativas que cambien vidas, pero trabajan en distintas direcciones", asegura Matthew. "Atlassian nos permite compartir conocimientos en situaciones en las que esto no ser�a posible y trabajar como un solo equipo con un conjunto de objetivos com�n y una misma realidad".

Como se�ala Matthew, a los kivans (y a las personas a las que conceden cr�ditos) nunca les ha faltado ambici�n, pero la ambici�n no es el �nico ingrediente del �xito. El equipo de Kiva cuenta con las herramientas de gesti�n del trabajo adecuadas que ayudan a sus apasionados empleados y facilitan los procesos �giles, adem�s de permitirles trabajar en colaboraci�n m�s que nunca para lograr un impacto a�n mayor en todo el mundo.